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전자문서와 전자화문서는 전자정부법과 전자문서 및 전자거래 기본법에서 정의가 유사하지만 전자정부법에서는 명확하게 정의를 구분하였다. 공공기관의 공문을 전자적형태로 발송하고 수신하는 과정에 기록물을 보관 관리하는데에 큰 차이가 있기 때문이기도 하다. 하지만 그 법규를 보면 전자문서와 전자화문서를 따로 보고 있음을 알 수 있다.
law.go.kr/법령/전자정부법/제2조/
제2조(정의) 7. “전자문서”란 컴퓨터 등 정보처리능력을 지닌 장치에 의하여 전자적인 형태로 작성되어 송수신되거나 저장되는 표준화된 정보를 말한다.
8. “전자화문서”란 종이문서와 그 밖에 전자적 형태로 작성되지 아니한 문서를 정보시스템이 처리할 수 있는 형태로 변환한 문서를 말한다.
law.go.kr/법령/전자문서 및 전자거래 기본법
제2조(정의) 1. “전자문서”란 정보처리시스템에 의하여 전자적 형태로 작성ㆍ변환되거나 송신ㆍ수신 또는 저장된 정보를 말한다.
제4조(전자문서의 효력) ① 전자문서는 전자적 형태로 되어 있다는 이유만으로 법적 효력이 부인되지 아니한다.
제5조(전자문서의 보관) ① 전자문서가 다음 각 호의 요건을 모두 갖춘 경우에는 그 전자문서를 보관함으로써 관계 법령에서 정하는 문서의 보관을 갈음할 수 있다. 다만, 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우에는 갈음할 수 없다.
1. 제4조의2에 따라 서면으로 보는 전자문서일 것
2. 전자문서의 작성자, 수신자 및 송신ㆍ수신 일시에 관한 사항이 포함되어 있는 경우에는 그 부분이 보존되어 있을 것
② 제1항에도 불구하고 종이문서나 그 밖에 전자적 형태로 작성되지 아니한 문서(이하 “전자화대상문서”라 한다)를 정보처리시스템이 처리할 수 있는 형태로 변환한 전자문서(이하 “전자화문서”라 한다)가 다음 각 호의 요건을 모두 갖춘 경우에 그 전자화문서를 보관함으로써 관계 법령에서 정하는 문서의 보관을 갈음할 수 있다. 다만, 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우에는 갈음할 수 없다. <개정 2020. 6. 9.>
1. 전자화문서가 제1항 각 호의 요건을 모두 갖출 것
2. 전자화문서가 전자화대상문서와 그 내용 및 형태가 동일할 것
③ 전자화대상문서와 전자화문서의 내용 및 형태의 동일성에 관한 요건, 전자화문서의 작성 방법 및 절차, 그 밖에 필요한 사항은 과학기술정보통신부장관이 정하여 고시한다. <개정 2013. 3. 23., 2017. 7. 26.>
④ 제1항과 제2항을 적용할 때 송신 또는 수신만을 위하여 필요한 부분은 전자문서로 보지 아니할 수 있다. <개정 2020. 6. 9.>
* 제4조의2(전자문서의 서면요건) 전자문서가 다음 각 호의 요건을 모두 갖춘 경우에는 그 전자문서를 서면으로 본다. 다만, 다른 법령에 특별한 규정이 있거나 성질상 전자적 형태가 허용되지 아니하는 경우에는 서면으로 보지 아니한다.
1. 전자문서의 내용을 열람할 수 있을 것
2. 전자문서가 작성ㆍ변환되거나 송신ㆍ수신 또는 저장된 때의 형태 또는 그와 같이 재현될 수 있는 형태로 보존되어 있을 것
※ ｢전자정부법｣에 따른 행정부 외 헌법기관의 규칙 제정 사례
∎ 「헌법재판소사무처 행정업무 등의 전자화촉진에 관한 규칙」
∎ 「선거관리위원회 행정업무 등의 전자화촉진에 관한 규칙」
※ 분야별 전자정부 관련 법률 제정 사례
∎ 형사사법절차 전자화 촉진법
∎ 국방정보화 기반조성 및 국방정보자원관리에 관한 법률
※ 그 외
∎ 전자문서 및 전자거래 기본법 ( 약칭: 전자문서법 )
아래 논문의 경우 전자화 정부에 대한 내용이 검토되어 있는 논문의 링크를 첨부했다.
https://www.kci.go.kr/kciportal/ci/sereArticleSearch/ciSereArtiView.kci?sereArticleSearchBean.artiId=ART001821814
달리 말하면, '전자문서'는 처음부터 끝까지 전산시스템 등을 통해서 만들어져 현실세계로 나오지 않은 것을 말하며, 전자화 문서는 스캔이나 촬영 등의 방법으로 현실세계에 존재하는 것을 다시 전자적세계로 집어 넣은 것이라 보면 될 것이다. 사실상 우리가 전자문서라고 생각하고 있는 많은 문서들은 공문 표지는 전자적으로 생산되었지만 첨부된 붙임 문서의 상당부분이 스캔하여 첨부한 전산화 문서가 많이 있을 수 있다. 이 경우에는 생산한 기관에서는 전자화 문서로 분류해야 맞을 것이다.
하지만 이런 스캔본 즉, 사본 자체를 징구하거나 확인하는 경우에는 전산화 문서이기는 하나 원본의 보관의무가 있는 기관이 원본은 보관하고 사본을 받을 수 밖에 없는 경우, 전자화 된 스캔본을 출력하는 것 자체가 전자문서와 다를 바 없기 때문에 출력하여 보관하는 것은 의미가 없을 것이다.
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