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과거에는 매년 12월 31일이 되면 비전자기록물을 등록하느라 바빴다. 그도 그럴 것이 과거에는 전산시스템에 소급등록 기능이 없었고 그래서 일부 직원들은 12월 31일이 지나면 기록물을 전혀 등록할 수 없는 것처럼 알고 있는 직원도 있다.
하지만 기록물은 2월 말까지는 소급 등록이 가능하다.
A. 기록물의 등록은 기록물을 생산·접수한 때에 업무관리시스템에 등록하며, 등록이 누락된 기록물이 있는 경우 기록물 정리 기간인 익년도 2월 말까지 등록해야 합니다. 그러나 문서등록번호가 빠졌다고 해서 효력이 없다고 할 수 없으므로 아래의 방법을 참고하여 기록물로 관리하시기 바랍니다.
※ 업무관리시스템 등록 불가
- 소급기간이 지난 후 등록하면 기록물의 생산연도가 등록연도로 적용됨
- 예시) 2021년 기록물을 정리 기간(2022.1.1.~2.28.) 지나 2022. 3. 1.에 등록한 경우
→ 2022년 생산 기록물로 반영되어 보존기간 관리 등에 혼선 발생
※ 등록 누락 기록물의 관리방법
‘기록물건’ 단위 : 해당 과제카드에 합철하고 색인목록 추가 기재하여 관리
‘기록물철’ 단위 : 문서고로 이관하여 보존문서기록대장에 목록 추가하여 관리
기록물관리 업무편람(2022).pdf 33쪽
해당 내용은 아래 국가기록원의 기록물 관리지침(공통매뉴얼)에서도 확인할 수 있다.
-참고로: 보존기간의 기산일은 기록물의 처리가 완결된 날이 속하는 다음 연도의 1월 1일로 함
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