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| 접수 문서는 담당자까지만 결재, 선람 제도 폐지 |
아주 오래전, 호랑이 담배피던 시절, 선람이라는 제도가 있었다. 물론 지금도 중요한 문서의 경우 선람과 유사하게 공람을 해드린다. 선람은 담당자가 먼저 보기전에 위에서부터 문서를 살펴보는 과정이라면, 전자문서 방식이 일반화된 현재는 담당자와 상사가 함께 동시에 (symultaneously) 볼 수 있는 시대가 된 것이다. 과거에는 종이문서로 일을 처리하던 시절이라 선람이라는 제도가 없다보면 부하직원의 책상서랍에서 숙성된 뒤 한참이 지나야 볼 수 있는 방식이라 필요한 제도였을 것이다.
아직도 일부 부서에서는 민원서류에 접수인 도장을 찍고, 거기에 과장님 결재까지 받는데, 간혹 과장님이 안계시면 몇번을 올라왔다 내려갔다 하며 시간을 허비하곤 한다. 제도가 바뀌고 업무기술과 환경이 바뀌어도 때로 변화를 인식하지 못한 사람들에겐 과거의 하던대로 하던 관습이 규정보다 더 중요하다고 생각하는 경향이 있기 때문이다.
'규정은 2003년에 변경되었지만 10년 아니 20년 이상의 시간이 흘러도 아직도 선람이나 공람을 의무로 생각하는 사람이 있다. 이후에는 선람을 해야한다는 강행 규정보다는 '공람이 필요한 경우 공람할 수 있다.'로 표현이 바뀌었다. 결국 전자문서 시스템에서도 강제로 그러한 선람의 기능을 제거하고 공람기능으로 바꿨을 때, 선람을 걸지 못하는 담당자들이 답답해하던 모습이 떠오른다.
[폐지된 조항 : 사무관리규정 제23조 ③처리과는 중요한 내용의 문서에 대하여는 보조기관 또는 보좌기관의 공람을 거치기 전에 결재권자의 선람을 받아야 한다. ]
law.go.kr/법령/행정업무의운영및혁신에관한규정
제18조(문서의 접수ㆍ처리) ① 문서는 처리과에서 접수하여야 하며, 접수한 문서에는 접수일시와 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제20조에 따른 접수등록번호(이하 “접수등록번호”라 한다)를 전자적으로 표시하되, 종이문서인 경우에는 행정안전부령으로 정하는 접수인을 찍고 접수일시와 접수등록번호를 적는다. <개정 2013. 3. 23., 2014. 11. 19., 2017. 7. 26.>
② 제1항에도 불구하고 문서과에서 받은 문서는 문서과에서 접수일시를 전자적으로 표시하거나 적고 지체 없이 처리과에 배부하여야 한다. 이 경우 처리과는 배부받은 문서에 접수등록번호를 표시하거나 적는다.
③ 행정기관은 문서의 접수 및 배부 경로에 관한 정보를 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제20조에 따른 등록정보로 관리하여야 한다.
④ 처리과에서 문서 수신ㆍ발신 업무를 담당하는 사람은 접수한 문서를 처리담당자에게 인계하여야 하고, 처리담당자는 행정안전부령으로 정하는 문서인 경우에는 공람할 자의 범위를 정하여 그 문서를 공람하게 할 수 있다. 이 경우 전자문서를 공람하였다는 기록이 업무관리시스템 또는 전자문서시스템 상에서 자동으로 표시되도록 하여야 한다. <개정 2013. 3. 23., 2014. 11. 19., 2017. 7. 26.>
⑤ 제4항에 따라 공람을 하는 결재권자는 문서의 처리기한과 처리방법을 지시할 수 있으며, 필요하면 조직 관계 법령 또는 제60조에 따라 업무분장된 담당자 외에 그 문서의 처리담당자를 따로 지정할 수 있다.
⑥ 행정기관의 홈페이지나 행정기관이 부여한 공무원의 전자우편주소 등 정보통신망을 이용하여 행정기관이 아닌 자로부터 받은 문서는 제1항부터 제5항까지의 규정에 따라 처리한다. 이 경우 해당 문서에 대한 위조ㆍ변조 방지 조치 등으로 인하여 접수일시와 접수등록번호를 표시할 수 없으면 그 문서에 표시하지 아니할 수 있고 발신자의 주소와 성명 등이 불분명할 때에는 접수하지 아니할 수 있다.
하지만 고충문서의 경우는 다르다. 금천구에서는 고충민원 신청을 다음과 같이 받고 있다.
https://www.geumcheon.go.kr/portal/contents.do?key=3451
신청대상: 금천구(보건소, 금천구시설관리공단, 문화재단 포함)에서 처리한 사무 등에 대한 고충민원
고충민원 제외대상:
※ 접수된 고충민원이 다음에 해당하는 경우에는 관계 행정기관 등에 이송하거나 각하할 수 있습니다.
1. 고도의 정치적 판단을 요하거나 국가기밀 또는 공무상 비밀에 관한 사항
2. 국회·법원·헌법재판소·선거관리위원회·감사원·지방의회에 관한 사항
3. 수사 및 형집행에 관한 사항으로서 그 관장기관에서 처리하는 것이 적당하다고 판단되는 사항 또는 감사원의 감사가 착수된 사항
4. 행정심판, 행정소송, 헌법재판소의 심판이나 감사원의 심사청구 그 밖에 다른 법률에 따른 불복구제절차가 진행 중인 사항
5. 법령에 따라 화해·알선·조정·중재 등 당사자간의 이해조정을 목적으로 행하는 절차가 진행 중인 사항
6. 판결·결정·재결·화해·조정·중재 등에 따라 확정된 권리관계에 관한 사항 또는 감사원이 처분을 요구한 사항
7. 사인간의 권리관계 또는 개인의 사생활에 관한 사항
8. 행정기관등의 직원에 관한 인사행정상의 행위에 관한 사항
9. 그 밖에 관계 행정기관등에서 직접 처리하는 것이 타당하다고 판단되는 사항
행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정은 당시 감사를 하고 있기전 2003년도 규정에서도 공람하게 할 수 있다고 되어 있지만, 제4항에 따라 공람을 하는 결재권자는 문서의 처리기한과 처리방법을 지시할 수 있으며, 필요하면 조직 관계 법령 또는 제60조에 따라 업무분장된 담당자 외에 그 문서의 처리담당자를 따로 지정할 수 있다고 되어 있기 때문에, 고충민원의 경우는 공람을 해야 할 것이다. 고충민원에 대해서는 별도로 처리 방법을 정하기 때문에 다음과 같이 공람이 의무가 되기도 한다.
2019년 하반기 민원처리실태 점검결과.pdf
그러나 기록물관리법 시행규칙 제5조(생산ㆍ접수등록번호의 표기) 제2항에서는 다음과 같이 접수하도록 되어있다.
law.go.kr/법령/공공기록물관리에관한법률시행규칙
제5조제2항제2호에 따라 접수인을 날인한다.
② 영 제20조제1항에 따라 기록물의 접수기관에서 부여하는 접수등록번호는 다음 각 호의 방법으로 표기한다.
1. 시행문 서식 또는 접수인에 의하여 접수된 기록물은 접수번호란에 접수등록번호를 표기한다.
2. 시행문 서식 또는 접수인에 의하여 접수된 기록물 외의 접수기록물에 대하여는 제1항 각 호와 동일한 방법으로 우측 상단의 여백에 별표 1의 표시방법에 따라 접수등록번호를 표기한다.
③ 제1항과 제2항에 따라 생산등록번호 또는 접수등록번호를 그 기록물에 표기하는 경우에는 영 제20조제3항에 따른 처리과 기관코드에 갈음하여 처리과명을 표기한다.
④ 제1항 및 제2항에도 불구하고 기록물 등록번호를 그 기록물에 표기할 수 없는 전자기록물의 경우에는 등록번호를 표기하는 대신 그 등록번호를 등록정보로 관리할 수 있다.
오래전 , 전자문서시스템을 이용하면서 2004년 선람이 폐지되었습니다.
접수(신청서 등)문서는 실재로 검토문서가 아니기 때문에 접수 단계에서는 담당자까지만 결재자로 처리를 하면 됩니다.
라고 합니다.
( 위 캡쳐도 현재는 행정안전부의 홈페이지가 개편 되면서, 삭제한듯하다. 재 검색되지 않는다. )
(2017년 과거양식 참고)
2017년 기록물관리법 시행규칙에는 접수문서를 이렇게 관리했지만,
2020년 부터 바뀌었다.
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